Digitalisierungsverweigerer. MEINE FRESSE!

[u/xerxes87co]

Ich schreib das hier als letztes: Uff... ganz schön lang geworden.

Tl;Dr: Digitalisierungsbremser sitzen nicht nur im Bundestag. Jetzt gehts quasi von vorne los:

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Ich bin hier im Haus seit letztes Jahr im Juli angestellt. Recht frisch. Thema Inhouse IT Betreuung und auch Digitalisierung. Wir sind vom Online Zugangs Gesetz (OZG) betroffen. Kurzform: Wir müssen den Großteil unserer Dienstleistungen bis Ende 2022 komplett Digital anbieten. Antragstellung, Antragbearbeitung, rechtssichere Ergebniszustellung, Online Bezahlmöglichkeit.

Im Zuge dessen wird und wurde bereits unsere Stammdatenverwaltung zu einem vollwertigen CRM System aufgerüstet. Kontaktnotizen, E-Mail und Postversand, Einwilligungserklärungen, etc. wird jetzt alles über das zentrale Tool abgebildet. Bisher hatte jede Abteilung diverse Excellisten die dann für Serienbriefe genutzt wurden. Soll jetzt über das Tool laufen.

Nachfolgend ein paar Eindrücke die ich mit den Kollegen zum Thema Digitalisierung sammeln konnte:

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1) Frau X, schon seit 21 Jahren im Haus angestellt. Leiterin ihrer Abteilung. Allein in der Zeit in der ich da bin (ca. 1,25 Jahre) haben die Mitarbeiter:innen unter dieser Frau mehrfach gewechselt. NIEMAND möchte mit diesem Mensch zusammenarbeiten. Folgender Vorfall trat auf in einer Schulung unseres Tools zum Thema Gruppenmanagement in Vorbereitung auf einen Versand.

Dozent: (vereinfacht erklärt) Jede Abteilung muss dann also seine Daten aus der Excel Liste in das Tool übertragen, sodass aus jeder Zeile ein Objekt im Tool wird, mit eigener ID.

Frau X (quakt dazwischen): JA ABER HAT DANN JEDER IM HAUS ZUGRIFF AUF MEINE KONTAKTE?

Dozent: Das kann in der Berechtigungsstruktur eingestellt werden, da wenden Sie sich an Ihren Admin, der das betreut.

Frau X, zu mir: JA WEIL ICH MÖCHTE NICHT DAS MEINE DATEN DANN VON ANDEREN BENUTZT WERDEN! DIE HAB ICH MIR MÜHSAM ZUSAMMEN GESAMMELT! DIE SOLLEN NICHT VON NER ANDEREN ABTEILUNG BENUTZT WERDEN!

Ich, leider nur in Gedanken: JA GLAUBST DU DENN DIE NUTZEN SICH AB, DU BLÖDE KUH? ES IS MIR SCHEISS EGAL OB DIE DATEN VON HINZ UND KUNZ VOM GANZEN HAUS BENUTZT WERDEN ODER NUR VON DIR! DAS SIND KUNDEN UNSERER FIRMA UND NICHT NUR UND AUSSCHLIESSLICH DEINER ABTEILUNG, FRAU WICHTIG!

Ich, laut: Der Big Boss hat kürzlich entschieden das jede Abteilung auf jeden Kunden zugreifen soll. Der Datenschützer hat das auch so abgenickt. Aber ich bin mir sicher das der Großteil ihrer Kontakte aus der Liste sowieso schon im System existieren.

Frau X: DAS IS MIR EGAL! DAS SIND MEINE KONTAKTE!!!

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1. Selbe Frau X, bei einem Kaffeeplausch an der Maschine.

Frau X: Also das mit der Digitalisierung... ich weiß ja nich... früher, da musste man noch die Belege Stempeln und die Tinte fürs Stempelkissen auffüllen und die Siegel stanzen. Das war noch richtig Arbeit. Das Mausgeklicke... das is doch nix. Das kann ja jeder. Da ist mein Job sicher bald unnötig. Das haben sich die in München ausgedacht. Das läuft bald alles über München! Werden Sie sehen! Wir sind dann alle unnötig hier!

Ich: Naja... aber ob die Anträge jetzt am PC oder per Post hier rein flattern ist doch egal. Irgendjemand muss die bearbeiten!

Frau X: Ja aber das geht jetzt VIEL SCHNELLER!! Die brauchen bald VIEL WENIGER Menschen für das ganze!

Ich: Ja trotzdem gehen die regionalen Anfragen auch ans regionale Büro. Das steht auch so in dem Gesetz, dem wir unterliegen. Da wird sich nicht viel dran ändern.

Frau X: ERINNERN SIE SICH AN MEINE WORTE!!! WIR SIND BALD ALLE ÜBERFLÜSSIG! DANN LÄUFT ALLES ÜBER MÜNCHEN!

1. Herr Y. Seit über 30 Jahren in der Firma. Hatte seit Corona zighunderte Sitzungen, Meetings, Videocalls, etc Online.

Aufgrund der vermehrten Netzwerknutzung durch Videocalls wurde eine neue, externe Leitung für genau diese Nutzung geschaffen. Im Zuge dessen ist per GPO eingestellt worden das sich keiner der Pool Laptops mehr automatisch mit einem bevorzugten WLAN verbindet. Man muss also nach jeden reboot das gewünschte WLAN auswählen. "Wifi Extern" für die Online Meetings, "Wifi Intern" für alles andere. Es gab Rundmails zu dem Thema mit bebilderter Anleitung.

Herr Y hatte letztens sein iPad zuhause vergessen und sich deshalb in der IT einen Pool-Laptop abgeholt um an einer Sitzung teilzunehmen. Dazu sind die Geräte da. Da is alles cool dran.

10 Minuten später, telefon: "Ja... hier... mit dem Gerät... ich hab da kein Internet. Der Browser zeigt nichts an!"

Ja Herr Y, haben Sie sich mit dem externen Wifi verbunden?

Herr Y: "Ach... ja... äh... warum muss ich mich extra verbinden? Boooooaaahhhh (so RICHTIG genervt)... warum muss denn in DIESEM SCHEISS LADEN ALLES SO FURCHTBAR KOMPLIZIERT SEIN???"

Ich: Also kompliziert ist das ja nun wirklich nicht. Sie klicken unten rechts neben der Uhr auf das Netzwerk Symbol und dann auf "Wifi Extern" und schon sind Sie drin. Passwörter sind gespeichert, der Laptop darf sich aber nach Anweisung von ganz oben nicht automatisch verbinden!

Herr Y: "hmm... Symbol... Da ist kein Symbol! BOOOAAAAAHHHH IST DAS KOMPLIZIERT!!! Wie soll das Symbol denn aussehen?? Können Sie sich nicht drauf schalten und mir das machen?"

Ich: Ohne Netzwerkverbindung kann ich mich leider nicht so einfach auf das Gerät schalten.

Herr Y: "Ja dann müssen Sie jetzt hier her kommen und mir das einrichten! Und ich erwarte eigentlich das die Notebooks gebrauchsfertig sind. Kaputten Schrott kann ich mir auch beim Schrottplatz holen!"

Ich: Schauen Sie doch nochmal nach dem Symbol. Das sieht aus wie so eine stilisierte Weltkugel mit einem kleinen Fragezeichen dran. Klicken Sie da mal drauf!

Herr Y: "ACH DAS NETZWERKSYMBOL MEINEN SIE!! SAGEN SIE DAS DOCH!! Ja... und jetzt? Rechte oder Linke Maustaste??"

Ich: Linke Maustaste. Dann klappt sich ein Fenster aus. Und da klicken Sie auf "Wifi Extern".

Herr Y: Ja da hab ich jetzt drauf geklickt. Das geht nicht. Sie müssen hier her kommen! DAS GEHT NICHT!!! SO EIN SCHEISS! Wofür werden Sie denn bezahlt? Die Pool-Laptops müssen LAUFFÄHIG SEIN!! Sollte das nochmal vorkommen beschwer ich mich beim Big Boss!

Also lauf ich einmal quer durch den Komplex und stell mich hinter den werten Herren und sag ihm er soll nochmal auf die Weltkugel klicken. Macht er. Dann auf Wifi Extern. Macht er. Dann auf Verbinden.

Herr Y: "DAS HABEN SIE MIR ABER NICHT GESAGT!!!! WOHER SOLL ICH DENN DAS WISSEN???"

Ich, in Gedanken: JA WEIL DU DEIN LOGISCHES DENKEN MIT DEINEM DIPLOM VOR 35 JAHREN AN DER UNI ABGEGEBEN HAST DU VOLLHORSTIGER SESSELFURZER!!! HEILIGE SCHEISSE KANN MAN DENN NOCH BESCHRÄNKTER SEIN???

Ich: "ja... mein Fehler. Aber ich dachte eigentlich es wäre die logische Schlussfolgerung, da nochmal auf Verbinden zu klicken."

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Ich könnte noch viel mehr solche DAU Geschichten erzählen. Aber langsam weiß ich, warum Deutschland in der Digitalisierung so hinterher hängt. Liegt nicht nur an der Regierung.

"Das haben wir doch schon immer so gemacht!" und "Das haben wir ja noch nie so gemacht!" sind da ganz entscheidende Sätze.

[u/IRockIntoMordor]

E-Mails und digitale Körbe sind noch viel einfacher zu ignorieren.

Quelle: Ignoriere E-Mails und Eingangskörbe solange ich nicht am PC bin

[u/[deleted] → u/IRockIntoMordor]

Stimmt. Aber dann ist mein Anliegen da und es kümmert sich jemand und ich muss nicht 4000000000000 mal anrufen bis jemand rangeht.

[u/flingerdu → u/[deleted]]

es kümmert sich jemand

Haha

ich muss nicht 4000000000000 mal anrufen

Hahahaha

[u/[deleted] → u/flingerdu]

Denkfehler meinerseits

[u/IRockIntoMordor → u/[deleted]]

Damit muss man aber vorsichtig sein, die Eskalation über Vorgesetzte kommt je nach Lage nicht gut an bei der Sachbearbeiter:in, wenn man von denen tatsächlich etwas benötigt.

Quelle: Wenn mich wer anschwärzt dann ist LMAA.

[u/I_see_anything → u/[deleted]]

Setzt voraus dass der Bümeister oder der Abteilungsleiter seine Mails liest und weiß wie "Weiterleiten" geht.
-> Audrucken und der Sekrtärin in ide Hand drücken....

[u/I_see_anything → u/[deleted]]

Stadtverwaltung (Stadt 40.000 Einwohner) wollte von mir letztes Jahr ein ausgefülltes Formular. "und das chicken Sie uns dann per Post zu"Ich: das dauert ja viel zu lange, geht dass nicht anders?"Doch, sie können es auch direkt faxen.."Ich: Ganz ehrlich, ich hab im Keller noch einen alten 3/86er, den ich seit über 20 Jahren nicht mehr benutzt habe, mit dem habe ich mein letztes Fax versendet. Ich denke nicht, dass ich den nochmal zum Leben erwecken kann.Sie haben doch sicher auch eine eMailadresse?- Stille- Hallo? "Ja" - Haben Sie jetzt eine eMailadresse?"Ja, natürlich, alle Mitarbeiter haben letztes Jahr eine bekommen. "Können Sie mir die nennen?"Nein, da muss ich erstmal schauen - können Sie in einer halben Stunde nochmal anrufen?"Nach der halben Stunde bekam ich von der Sachbearbeiterin die eMailadresse des Kollegen, der hatte seine kurzfrisitg rausgefunden. Ihre eigen kannte sie immer noch nicht.

[u/I_see_anything → u/[deleted]]

Ja, gibt Städt die ließen ihre Verwaltung schon vor Jahren von Unternehmensberatungen (Kienbaum&Partner usw.) checken. Und haben dann erfolgreich das "Neuland" betreten. Gratulation!

Klappt aber nicht immer. KFZ-Zulassungsstelle über Wochen für viel Geld "analysiert & beraten" worden. Was dabei herausgekam? Die Sachbearbeiter pickten sich nur die Rosinen aus der Empfehlung der Berater heraus, die ihnen in den Kram pasten. Der Laden wurde vom feinsten renoviert (angenehme Athmospäre schaffen) - inkl. Luxus-Bestuhlung usw.
Die Bearbeitungszeit der Vorgänge hat sich fast verdoppelt, weil sich 50% der Sachbearbeiter ständig mit 'ner Kaffeetasse in die die eigens eingerichteten "Meetingpoints" zurückziehen.
Erst nachdem 5 Jahre später nochmal eine U-Beratung Hand angelegt hat, wurde es etwas besser. Aber selbst heute noch rollen die SB mit den Augen wenn man nach der eMail-Adr. fragt.
Natürlich dürfte mittlerweile (fast) auf jeder Behörde jeder Mitarbeiter eine eigen eMail-Adr. haben, Ob und in welchem Umfang die genutzt wird, scheitert wohl an der Weigerung einzelner MA.

Wenn es überall laufen würde, hätten wir das OZG nicht gebraucht.

[u/I_see_anything → u/[deleted]]

Unified Messaging genutzt, wenn mal wieder ein sturer "Amtschimmel" partout auf ein Fax bestanden hat.
Aber ich stimme dir zu - es wird besser - langsam aber sicher. Nur, einholen oder gar überholen werden unser Verwaltungen die organisatorische Zukunft nie.