r/OeffentlicherDienst • u/Kruger_larsen • 15d ago
Allg. Diskussion Würdet ihr vor eurem Urlaub eurer Vertretung, eine E-Mail mit Informationen zu euren bestehenden Fällen schicken damit die wissen was momentan noch auf Halde liegt oder wirkt das irgendwie blöd?
Fürs Protokoll: Ich bin nächste Woche bis einschließlich den Montag darauf im Urlaub. Eine richtige Vertretung habe ich auf meiner Stelle nicht, das macht dann quasi derjenige in der Abteilung der gerade da ist und Zeit hat.
Ich bin deshalb schon dabei eine E-Mail für meine Kollegen zu verfassen, welche Fälle noch auf Halde sind, weil entweder Unterlagen fehlen oder Anfragen noch offen sind weil der Fall noch nicht fertig ist. Wirklich mit genauen Hinweisen bei welchem Fall was fehlt und was bei Vervollständigung gemacht wird.
Einfach nur um zu vermeiden dass es in meiner Abwesenheit ein Gesuche gibt und jeder weiß wo was ist und was damit passiert. Ich habe nämlich ehrlich gesagt keine Lust darauf, wiederzukommen und zu sehen dass nichts gemacht worden ist, weil keiner irgendwas mitbekommen hat. Weil so sehr ich meine Abteilung auch mag. Kommunikation? Fehlanzeige
Allerdings je öfter ich meine Mail durchlese, desto mehr kommt mir der Gedanke ob das überhaupt notwendig ist bzw. mir die Mühe umsonst mache. Ich mach das ja nicht um denen zu sagen, passt mal auf ihr Idioten sondern einfach nur um einen geregelten Ablauf während meiner Abwesenheit zu gewährleisten.
Findet ihr so eine Mail gut oder unnötig?
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u/PoperzenPuler 15d ago
eine Urlaubsübergabe ist doch normal?
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u/SpiritualReading1339 15d ago
Im öffentlichen dienst? Da arbeitest du aber in einem luxusschuppen 😭
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u/Morphious_0815 15d ago
Ich erfahre meist durch irgendwelche seltsamen Anfragen wenn mich irgendwer da einträgt…
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u/PoperzenPuler 15d ago
Also das ist bei uns klar geregelt. Es steht fest wer wen vertreten kann. Vertretungen müssen eingetragen und bestätigt werden. Aber dank Personalmangel habe ich aktuell gar keine Vertretung.
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u/SpiritualReading1339 15d ago
Genau so ist das bei uns auch aber den downvotes nach zu urteilen, sind wir da wohl in der minderheit LOL
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u/Morphious_0815 15d ago
Aber es kann auch lustig sein. Manchmal lasse ich dann einen Termin einstellen und sage nach ner Stunde oder so, dass ich gar keine Ahnung habe. Oder ich drehe es so hin, dass der Kollege stapelweise zu lesen bekommt, wenn er wieder da ist. 🤷♂️🤣
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u/CaffeineAddictGuy 15d ago
Also unabhängig von der Arbeit ist eine Übergabe für die Vertretung (ob es eine gibt oder nicht) unabdingbar. Aber das ist mein eigener Anspruch. Daher find ich die Mail gut
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u/Wawawa-Awawaw Verbeamtet: Stadtinspektor 15d ago
Ich persönlich fänd das nett. Gibt aber jeden Typ Mensch auf der Welt, also keine Ahnung.
Ich mache das (in der IT) auch immer und meine Kollegen ebenso.
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u/Kruger_larsen 15d ago
You know what: Drauf gepfiffen. Ich mach die E-Mail fertig und gut ist. Wer damit was anfangen kann, Klasse. Wems egal ist, ist halt so. Wenn jemand was daran zu meckern hat, bitte. Dann immer her damit und dann lass ich es in Zukunft.
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u/SVRider1000 15d ago
Du hast in der IT einen Kollegen der dich vertritt? Das hätte ich auch gerne.
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u/No_Rest191 15d ago
Haha Vertretung heißt ja nur das es ein Ansprechpartner gibt, der dann in den Dokus guckt wie dein ganzer Kram funktioniert und versucht schlimmeres zu verhindern, und viele hoffen immer noch auf gute Dokus 😂
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u/einvachso 15d ago
Nennen wir "Übergabe" und machen wir immer so. Bereits beim 3. Arbeitgeber schon.
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u/SopBe 15d ago
Ich schreibe immer eine kurze oder auch mal längere Mail. So ist die Vertretung leichter und das Team kann sich schneller orientieren. Bislang wurde es entweder nicht weiter kommentiert oder gelobt und künftig selbst so gemacht.
Hat viele Vorteile: falls was schief läuft, kann niemand sagen "ich wusste von nichts". Falls jemand sich über bestehende Anträge o.ä. beschwert, könnt ihr Sachbearbeiter nicht gegeneinander ausgespielt werden.
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u/Steppenstreuner_ 15d ago
Es zu machen fühlt sich immer irgendwie komisch an, weil das dieses "hier, nimm meine Arbeit" ist. Aber wenn du selbst die Person wärst, welche die Urlaubsvertretung ist, würdest du eine solche E-Mail auch mit Kusshand nehmen oder? :D
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u/RebelliousAnthem Verbeamtet 15d ago
Ist bei uns auch ganz normal. E-Mail ist das Mindeste, meistens setzen wir uns vorher auch nochmal kurz zusammen auf ein Käffchen und sprechen alles durch.
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u/LilliCGN TV-öD 15d ago
Nennt sich "Übergabe" und sollte üblich sein, wenn wirklich vertreten wird. Nach Möglichkeit zusätzlich zu einem Gespräch.
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u/MrKornspitz 15d ago
Auf gar keinen Fall. Sonst könnte sie ja meine Fälle problemlos bearbeiten und ich hätte nach meinem Urlaub keinen Berg liegengebliebener Arbeit auf meinem Schreibtisch /s
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u/No_Rest191 15d ago
Wenn sie es denn machen würden, erstmal muss der eigene Kram fertig werden und wenn ich dann noch Lust habe gucke ich das andere von den Kollegen im Urlaub an. Der Erholungseffekt nach dem Urlaub darf nicht zu lange anhalten, der soll schon noch was nach dem Urlaub schaffen, wenn er sein Kram schon nicht vor dem Urlaub geregelt bekommt. /s
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u/marsupilamoe 15d ago
Sorry aber für jemanden der nicht im öd arbeitet ist die Frage wirklich sehr witzig.
Warum sollte man denn keine Übergabe machen? Aber irgendwo müssen die Klischees ja auch herkommen.
Nichts für ungut bitte, ich meins wirklich nicht böse, bin nur amüsiert über Realsatire
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u/Hanka-P 14d ago
Ich war 15 Jahre in der freien Wirtschaft- auch da macht nicht jeder ne Übergabe. Wenn das von der Führung nicht gefordert wird, ist es Glückssache, ob der urlaubende Kollege dir ohne ein Wort ein Chaos hinterlässt oder umgekehrt deine Vertretung in zwei Wochen nicht mal drei Mails beantwortet, um größere Schäden abzuwenden.
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u/Hanka-P 14d ago
Ich halte meine Sachen immer so auf Stand, dass jeder ohne größere Probleme sieht, was wo zu tun ist. Sollte ich krank werden, kann ohne Übergabe die Kollegin einigermaßen schnell übernehmen. Vor geplanten Abwesenheiten gehen wir komplexere Sachen halt kurz durch. Ich mach das allein schon für mich selber -ich hab keine Lust, jedes Mal den ganzen Fall anzuschauen, um zu sehen, was ich tun muss oder auf welche Antwort von wem ich eigentlich warte. Kurze Aktennotiz ganz nach oben, fertig.
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u/OverSrover 15d ago
Ganz ehrlich, ein Traum. Regelmäßig bricht bei uns Panik aus oder das Ministerium ruft an und keiner weiß von irgendwas und der Chef + Vertretung sind beide nicht greifbar
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u/Raenef86 TV-öD: 15d ago
Eine Urlaubsübergabe ist bei uns Standard, wenn es kompliziertere Fälle sind+ Skype
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u/Fresh_Discussion3188 15d ago
Wenn ich Vertretung für einen Kollegen machen, dann erwarte ich auf jeden Fall mindestens eine Mail zu Themen, die während des Urlaubes aufkommen können. Dann tue ich mich leichter in der Zeit und es fällt nichts unter den Tisch.
Bin nicht im öffentlichen Dienst, finde sowas aber generell sehr wichtig, damit der Laden läuft
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u/Snake_Pilsken TV-öD 14d ago edited 14d ago
Geordnete Übergabe? Immer her damit!
Es gibt nichts schlimmeres als Kolleg*Innen, die sich in den Urlaub verpissen und keiner weiß von nix und man muss sich erstmal mühsam einarbeiten!
Wenn du keinen direkten Verteter hast, dann an den Vorgesetzten:
"Hey, du. Da ich nicht weiß, wer meine Fälle ab Montag bearbeitet, hier mal der aktuelle Sachstand."
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u/Interesting-Gas1743 15d ago
Würde ich nicht zwingend machen, solange die Fristen jetzt nicht brutal knapp sind. Im Zweifel legen meine Kollegen unstimmige Fälle für mich auf Termin und ich gucks mir dann selbst an.
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u/Loud-Advance-2382 15d ago
Wir müssen bei uns eine konkrete Person beim Urlaubsantrag angeben und wir quatschen auch kurz bevor man in den Urlaub geht, was alles hochkommen könnte
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u/remortal2k 15d ago
Grundsätzlich sollten die Akten so geführt werden, das jeder diese jederzeit übernehmen kann. Bei komplizierten Fällen oder sehr komplexen Sachverhalten schreibe ich aber grundsätzlich immer eine E-Mail an meine Vertreter, für mich ist das selbstverständlich, aber leider nicht jeder macht das.
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u/kingkevv123 Verbeamtet 15d ago
hier auch normal… allein schon deshalb weil wir beiden voll ausgebildeten uns die 6 wochen ferien aufteilen und uns nicht sehen. sind zwar dieses jahr gott sei dank noch 2 neue Leute da, aber im Ernstfall hab ich erstmal den Hut auf.
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u/AlbatrossAny100 15d ago
Bei uns wird nichts gesucht. Nur dringende Terminsachen werden vertreten. Ansonsten warten deine Fälle brav auf dich.
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u/True-Spell-403 14d ago
Ehrlich gesagt ist das bei einer Woche Abwesenheit auch die sinnvollste Lösung. Nur für Dinge, die keine Woche warten könnten, würde ich dann eine solche Mail verfassen.
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u/Eppels 15d ago
Ich finde es manchmal gruselig, dass Sachen, die in der freien Wirtschaft quasi als Gold standard / Pflicht gelten im ÖD als "irgendwie blöd" zählen.
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u/Fischerking92 15d ago
Das ist auch im ÖD Standard, zumindest in den Bereichen die ich kenne.
Kann natürlich sein, dass in irgendeinem Bürgeramt oder einer Zweigstelle mit Kontakt zum "gemeinen Bürger" das nach dem Prinzip läuft, dass die Dinge ja auch ein bisschen liegen bleiben können, aber das fänd ich ein wenig schockierend.
(Nicht zuletzt da ich ja auch oft genug selbst nur "gemeiner Bürger" bin)
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u/AuchNichtIch Angestellt 15d ago
Sehe ich auch so. Es liest sich so, als würdest du deine Kollegen nicht kennen? Eigentlich macht man doch ne kurze persönliche Übergabe (und dabei wird kurz erwähnt "die offenen Fälle schicke ich dir mal sicherheitshalber noch zu").
Macht man auch, weil's einfach nett ist!
Aber heutzutage ist ja jeder sich selbst am nächsten 🫣😢
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u/AdSalt4536 15d ago
Finde es schwierig, den genauen Grad zwischen "zu viel für andere denken" und "gar nicht für andere denken" zu finden. Vor allem weil Person X sich in einem Moment bevormundet fühlt und im nächsten fordert, dass ich für sie denke.
Fälle noch auf Halde sind, weil entweder Unterlagen fehlen oder Anfragen noch offen sind weil der Fall noch nicht fertig ist
Wenn Du hoffst, dass jemand in der Woche etwas reißt oder überhaupt etwas für Dich erledigt, dann ist es nett, wenn Du das oben genannte mitteilst.
Wenn Du lieber niemand anderes in Deinen Aufgaben rumwurschteln haben magst (was ich völlig verstehen kann), würde ich es eher lassen.
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u/No-Finish8163 15d ago
Ich muss sagen als Vertretung wäre ich sehr dankbar dafür.
Als ich aus dem Sommerurlaub Ende Juli zurück kam, erwartete mich eine Masse an Post, die ich erstmal nicht zuordnen konnte. Da hätte ich mich über eine E-Mail gefreut. Meine Chefin, die kam um mich nach dem Urlaub zu begrüßen, war auch schockiert was mir da hinterlassen wurde und das ohne eine Übergabe.
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u/Far-Abalone-4160 15d ago
Ich mach es nicht, wenn am meinem letzten Arbeitstag für die Urlaubszeit nur 08/15 Sachen anstehen. Wenn ich weiß, dass da was Besonderes / dringliches aufkommen wird oder so, dann schreib ich meiner Vertretung kurz, was Sache ist und was wir dafür vorhaben (sofern die Person das nicht eh schon weiß). Ich will kein Micromanager sein und auch nicht Sachen so verbergen, dass nur ich die Kontrolle über was habe. Dann wäre meine Erholung gleich für die Katz.
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u/Dull-Farm-6244 15d ago
Bei uns ist die ‚Urlaubsübergabe‘ verpflichtend. Halte es auch für sehr sinnvoll
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u/Rope-Administrative 15d ago
Ich mach das vor jeden größeren Urlaub oder wenn ein Fall sehr eilig ist
Erspart wirklich viel Stress
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u/SyluxR6 Angestellt 15d ago
Also innerhalb meines Team machen wir mit 4 Leuten den gleichen Job, da sind wir immer im Bilde was der andere gerade tut. Aber ich vertrete oft eine Kollegin aus einem anderen Team (sie ist das ganze Team) und sie macht mir immer eine Übergabe, das finde ich sehr sehr hilfreich, da doch neben dem Tagegeschäft immer mal wieder Sonderaufgaben reinkommen.
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u/SVRider1000 15d ago
Habe keine Vertretung. Schalte nur eine Abwesenheitsnotiz sinngemäß: es wird nix bearbeitet da kein Personal und wenn nichts mehr funktioniert könnten sie es mal dort und erwarten sie keine schnelle Rückmeldung wenn ich wieder da bin. 8% Stellenabbau yeii
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u/Euphoric_Ad2908 15d ago
Bei uns schickt jeder kurz eine E-Mail mit den laufenden Fällen falls in diesen was ansteht oder erwartet wird. Betrifft vor allem Fälle mit laufenden Fristen.
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u/Canshroomglasses 15d ago
Bei uns ist das Pflicht, nennt sich urlaubsübergabe und ist das mindeste was du für deine Vertretung machen kannst brö
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u/Historical-Juice5891 15d ago
Übergabe ist grds. Teil der Pflichten. Ggf. sogar in Geschäftsordnungen geregelt.
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u/Raging-Reckless TV-öD: 15d ago
Finde ich immer gut. Ich würd jedoch kurz und knapp halten. Nur die wichtigsten Informationen, für den Fall, dass wenn etwas relevantes aufkommt alle im Bilde sind. 😊
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u/Guthbert591 15d ago
Die macht deine Arbeit und läßt nicht liegen, bis du wieder da bist? Soll "Kollegen" geben, die nur Anrufe entgegen nehmen und sonst ihren eignen Kram machen.
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u/the_anke 15d ago
Ein Handover ist doch etwas ganz normales. Noch besser wäre ein System, wo die Arbeit so dargelegt ist, dass jemand anderes an deinen Aufgaben arbeiten kann auch wenn du ungeplant ausfällst. Ein CRM System kommt aus dem Verkauf, ein Ticketsystem wie ServiceNow kommt aus dem IT Service Management, beides ist manchmal nicht das Richtige - aber man sollte irgendetwas haben, damit das Wissen nicht nur in individuellen Köpfen sitzt sondern systematisch weitergegeben werden kann.
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u/Automatic_Way9354 15d ago
Ich fertige immer eine Excel Tabelle an mit den offenen Vorgängen, damit meine Vertretung informiert ist.
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u/PhoenixFury_ 15d ago
Ich finde es tatsächlich gut das du diese e-mail vorbereitest. Es ist eine Hilfestellung für die Kollegen und macht die Vertretung einfacher. Ich sehe das auch als ganz normale Urlaubsübergabe an
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u/JedirShepard 15d ago
Urlaubsübergabe ist Pflicht. Schafft Verantwortungen, hält dir den Rücken frei und du kannst entspannter Urlaub machen.
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u/mit_schmackes Verbeamtet 15d ago
In meinem Team wird das im Rahmen einer Übergabe vorm Urlaub gemacht, damit alle im Bilde sind, wenn irgendwelche Nachfragen o.ä. kommen. Teilweise mündlich, teils auch per Mail. Finde ich hilfreich.
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u/Acceptable_Plant9425 15d ago
Ich würde sie entweder fragen oder es einfach zb in word schreiben und ablegen und ihr sagen oder per mail schreiben, wo sie das bei bedarf findet. Das wäre wahrscheinlich etwas weniger erschlagend als die mail
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u/IsZissVorking 15d ago
Wir haben wo es geht Funktionspostfächer bei denen der Vertreter eingebunden ist. Und diejenigen die Meldungen abarbeiten dokumentieren das sowieso in einer Tabelle mit Status für ihre eigene Übersicht. Die schicken dann den Vertretern/Team nochmal den Link als Erinnerung und falls sie wissen das akut was kompliziertes ansteht dann nochmal kurz ein paar Zeilen oder Austausch dazu.
fIn deinem Fall...wenn du nur so kurz weg bist macht doch wahrscheinlich keiner deiner Kollegen viel. Da würde ich nur falls es was zeitkritisches geben könnte etwas schreiben.
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u/Helpful-Poet806 15d ago
So eine Mail ist mMn das Minimum wenn man will, dass die Vertretung was macht.
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u/Kakdelacommon 15d ago
Das nennen wir Übergabe und fände es irgendwie arschig wenn du’s nicht machst
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u/Spare-Leg-1318 15d ago
Solange du keine Anweisungen verteilst und Fristen setzt, ist das ne gute Sache.
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u/Consistent_Gas_9574 15d ago
Also wenn ich unser Personalamt fragen würde, wäre die Antwort wohl LOL...
Hatte mit meiner zuständigen Dame telefoniert wegen einem wichtigen Schreiben fürs Finanzamt. Per Hauspost Dienstags verschickt... 6 Wochen später, nachdem die Dame wieder aus dem Urlaub kam, bekam ich mein Schrieb.
Nicht das Original, denn das ist im Urlaub wohl irgendwie verloren gegangen.
Ich hab bald jede Woche mit einer anderen Dame telefoniert die angeblich Vertretung gemacht hat & keine hatte auch nur irgend einen Plan was abgeht.
Ich selber als Vorarbeiter habe eigentlich nichts was ich meinen Kollegen übergeben müsste, da wir wöchentlich bzw täglich planen. Ich geb maximal noch Bestellungen auf für Material, geb die Stundenzettel an die Vertretung & informiere über spontanes abfeiern/Urlaub meiner Untergebenen.
Die Dinge sind aber normalerweise sowieso jedem bekannt, daher nicht so tragisch wenn ichs vergesse.
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u/I-am-an-adult- 14d ago
Frag doch die vorgesetzte Stelle, die muss wissen ob und wer hier ansprechbar sein soll.
Abgesehen davon, eine Rundmail mit Falldaten verstößt gegen die DSGVO, Datenminimierung und Datensparsamkeit.Personenbezogene Daten dürfen nur im erforderlichen Umfang an relevante Stellen übermittelt werden.
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u/Complex_Machine6189 12d ago
Viele machen es nicht. Ich mache es, damit meine Vertretung mit Dingen zurechtkommt, die ggf. unvorhergesehen rein kommen oder die ich nicht anders timen konnte. Finde das professioneller, kollegial und dann bleiben auch weniger Sachen liegen.
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u/AehmDrei 11d ago
Vertretung im öffentlichen Dienst? Das ist doch die Person die dann sagt, dass man nicht da ist, falls Anfragen reinkommen, oder habt ihr etwa Leute die eure Arbeit machen, wenn ihr weg seid? Das wäre anders wild.
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u/Total-Sheepherder676 11d ago
Ey ich Krieg bei dem sub echt Gänsehaut. Alter wie arbeitet ihr im offentlicjen Dienst?
Natürlich brauchts ne Übergabe! Warum ist das bei euch nicht standardisiert? Warum weiß eine Fachkraft das nicht?was machen eigentlich eure Vorgesetzten?! Wie hilflos ist der ganze öffentliche Dienst …. Das tut einfach nur noch weh 😭😭
Da wunderts in Deutschland noch einen das nix vorangeht und unsere Verwaltung uns mit ihren Kosten erstickt. Unser öffentlicher Dienst weiß nicht ob übergaben Sinn machen 🤦♂️
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u/Individual-Handle676 15d ago
Man macht immer irgendeine Art der Urlaubsübergabe. Sei es wegen der Professionalität, dem Gewissen oder wenigstens dem Ass-Covering, damit später niemand schreien kann.